Indicadores usados para evaluar la gestión en los centros de distribución

Para lograr una buena gestión en los centros de distribución y conociendo el tipo de almacén, el comportamiento de los productos que se guardan y las tareas que se realizan en su interior, es necesario definir los indicadores de gestión más adecuados para evaluar su desempeño. Estos indicadores se pueden clasificar de la siguiente manera:

Indicadores asociados a la calidad del inventario

Estos indicadores permiten evaluar que tan bien se está controlando no solo la calidad de los productos en el almacén, sino el servicio que se está ofreciendo a los clientes. Dentro de los indicadores asociados a la calidad del inventario están los siguientes:

a. Confiabilidad del inventario: 

1-(Diferencia en unidades / unidades totales de inventario)

b. Porcentaje de error en órdenes despachadas:

(cantidad de órdenes despachadas erroneamente / cantidad de ordenes despachadas)

c. Porcentaje de cumplimiento en embarques:

(número de embarques incumplidos / número de embarques totales)

d. Número o porcentaje de órdenes perfectas:

(cantidad de órdenes despachadas completas y a tiempo / cantidad total de órdenes despachadas)

e. Número o porcentaje de órdenes completas:

(cantidad de órdenes despachadas completas / cantidad total de órdenes despachadas)

El indicador relacionado con la confiabilidad del inventario se calcula evaluando el número de unidades almacenadas y el número de unidades que figuran en el sistema de información que tenga la empresa. Una orden completa indica que se entregaron todos los productos solicitados, pero no en la fecha establecida o pactada con el cliente. Por el contrario, una orden perfecta indica que se entregaron todos los productos solicitados por el cliente en la cantidad y fecha establecida con el cliente. En un almacén de clase mundial, estos indicadores deben estar por encima del 95% (Marín, 2000).

Indicadores asociados a la productividad

Estos indicadores permiten evaluar el modo en que los mandos gerenciales manejan el centro de distribución usando todos los recursos a su alcance, tanto físicos como humanos. Dentro de los principales indicadores asociados a la productividad se encuentran los siguientes:

a. Capacidad del almacén: Porcentaje de uso del espacio:

(Área utilizada para el almacenamiento / Área total del amacén)

b. Cantidad de estibas despachadas por persona:

(número de estibas despachadas / número de trabajadores)

c. Unidades despachadas por empleado:

(número de unidades despachadas / número de trabajadores)

d. Rotación de la mercancía:

(valor de las ventas de mercancía a fin de pescado / valor del inventario promedio a fin de periodo)

También dentro de la productividad se deben considerar los indicadores de gestión asociados a los costos del almacén. Entre estos se encuentran los siguientes:

a. Costo de la unidad almacenada:

(costo de almacenamiento / número de unidades almacenados)

El costo de almacenamiento debe incluir los siguientes aspectos: costo de arriendo + costo de impuestos + costo depreciación (si el almacén es propio) + costo de seguros + costo de funcionamiento (mano de obra y maquinaria o equipos), entre otros.

b. Costo por metro cuadrado:

(costo de almacenamiento / área de almacén)

Indicadores asociados al tiempo

Estos indicadores permiten evaluar si el almacén está cumpliendo sus tareas más importantes, el surtido y la orden dentro de los tiempos requeridos. La medición de estos indicadores busca determinar qué actividades hacen que estas tareas tomen más tiempo de lo planeado. Estos indicadores son:

Tiempo de surtido: Tiempo que se tarda un producto en ir desde la puerta de recibo hasta su ubicación en la estantería a su posición de almacenamiento. Muchas veces la administración del almacén incluye el tiempo de descargue de la mercancía del vehículo en el cual se llevó al almacén.

Tiempo de orden: Es el tiempo que se tarda el producto desde que se libera la orden de despacho en ir desde su posición de almacenamiento hasta la puerta de envío. Muchas veces se incluye el tiempo de embarque en el vehículo de transporte.

La evaluación de los indicadores de gestión es una herramienta fundamental para medir el desempeño de las diferentes actividades que se llevan a cabo en el centro de distribución. Es de gran importancia, por lo tanto, que los mandos directivos estén pendientes de los resultados de dichas mediciones para así poder tomar las acciones correctivas pertinentes y desarrollar los planes de mejoramiento, según los resultados obtenidos.

Artículo escrito por:

Juan Gregorio Arrieta Posada

M. Sc. Profesor del Departamento de Ingeniería de Producción.

Universidad EAFIT, Medellín Colombia