Las Cinco S en la gestión de empresas

Las cinco S y la gestión visual representan la piedra angular del kaizen. A través de la organización, el orden y la limpieza, los empleados comienzan a generar disciplina y hábito por mejorar. De igual forma, una vez que todo se encuentra en un lugar de trabajo organizado, ordenado y limpio es más fácil detectar los problemas que ocurren en los procesos de trabajo y, de esta manera, se podrán tomar acciones en tiempo real (Brunet & New, 2003). Las cinco S han tenido una amplia difusión desde sus inicios en los años sesenta en Toyota y son numerosas las organizaciones de diversa índole que lo utilizan. La integración de las 5 S satisface múltiples objetivos. Cada “S” tiene un objetivo particular.

Seiri – Clasificar

Seiri consiste en retirar del lugar de trabajo los elementos que no son necesarios para ejecutar las actividades ya sea de producción, de servicios o administrativas. Estos elementos serán almacenados temporalmente en un lugar especial mientras se evalúa si son o no necesarios. Si los elementos son innecesarios se subdividen en dos clases, los que se utilizarán en otra operación y los que definitivamente se deben descartar. Seiri es una técnica óptima para liberar espacios desechando elementos como herramientas rotas, material obsoleto, excesos de materiales, archivos no vigentes, información innecesaria o duplicada (Ballesteros Silva, 2008). 

Seiton – Ordenar 

Seiton se refiere a la organización de los elementos necesarios en la operación de tal manera que se puedan encontrarse fácilmente; en otras palabras, organizar el espacio de trabajo de forma eficaz. Se pueden usar métodos de gestión visual para facilitar el orden, identificando los elementos y lugares del área. Es habitual en esta tarea el lema (leitmotiv) ”un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar“. En esta etapa se pretende organizar el espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las pérdidas de tiempo como de energía (Ballesteros Silva, 2008). 

Seiso – Limpieza 

Una vez despejado (seiri) y ordenado (seiton) el espacio de trabajo, es mucho más fácil limpiarlo (seiso). Este paso consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad y en realizar las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso anomalías o el mal funcionamiento de la maquinaria y equipos (Ballesteros Silva, 2008). 

Seiketsu – Estandarizar

Consiste en detectar situaciones irregulares o anómalas mediante normas sencillas y visibles para todos. Aunque las etapas previas de las 5 S pueden aplicarse únicamente de manera puntual, en esta etapa (seiketsu) se crean estándares que recuerdan que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día. Existen varias estrategias para generar y consolidar esta cultura. Una de ellas es la localización de fotografías del área de trabajo en óptimas condiciones para que sean observadas por todos los empleados como forma de recordarles que ese es el estado en el que debería permanecer. Otra es la implementación de lineamientos, normas o listas de verificación donde se especifique qué debe hacer cada empleado en relación con su lugar de trabajo o como debe dejarse un área de trabajo después de las actividades del día (Ballesteros Silva, 2008). 

Shitsuke – Disciplina 

En esta S se pretende trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas, comprobando el seguimiento del sistema cinco S y elaborando acciones de mejora continua, cerrando el ciclo PDCA (planificar, hacer, verificar y actuar). Si esta etapa se aplica sin el rigor necesario, el sistema cinco S pierde su eficacia. Este paso establece un control riguroso de la aplicación del sistema. Tras realizar ese control, comparando los resultados obtenidos con los estándares y los objetivos establecidos, se documentan las conclusiones y, si es necesario, se modifican los procesos y los estándares para alcanzar los objetivos (Ballesteros Silva, 2008).

Autor 

GREGORIO MENÉNDEZ

Director Técnico en PrevenControl · BARCELONA